TamTamy Blog

Appurato che inibire l’accesso ai social network e ai servizi 2.0 di tipo consumer non è una soluzione appropriata perché crea scontento fra i dipendenti che cercheranno soluzioni alternative per farne un uso non autorizzato, introdurre soluzioni enterprise 2.0 può essere una strada da prendere in considerazione oltre che per aiutare l’azienda a rinnovarsi, anche per incanalare l’attenzione della propria forza lavoro usando i loro stessi strumenti.

Abbiamo visto come le imprese siano state in un certo senso costrette a modificare la propria struttura tecnologica introducendo social media di diverso tipo, in quanto è stato il cambio generazionale dei lavoratori coinvolti a richiederlo esplicitamente o implicitamente.

Nel momento in cui un’impresa decide di adottare proprio gli stessi strumenti che fino a ieri i dipendenti usavano esclusivamente per scopi personali, questa sfrutta a proprio beneficio una nuova forma di collaborazione alla quale le stesse persone parteciperanno più volentieri e con minore sforzo.

Il linguaggio diventa più familiare e i lavoratori oltre a essere più stimolati e reattivi nel concentrarsi con strumenti che sono loro affini, difficilmente, o in forma sicuramente minore, cercheranno ulteriore svago in altri social network.

E’ logico che la forma d’intrattenimento che offrono le community di tipo consumer come facebook o myspace sarà ben diversa da quella di tipo business messa a disposizione dalle aziende mirata alla collaborazione sociale, ma pur sempre in ambito lavorativo e non di perdita di tempo. Di conseguenza non è pensabile che gli uni si possano sostituire totalmente agli altri, ma senza dubbio ne ridurranno l’utilizzo aumentando la produttività dei singoli senza generare troppo stress.

Abbiamo già visto come i feed RSS possono essere determinanti per trovare notizie riguardanti la propria azienda, capire chi ne sta parlando e soprattutto per restare informati sull’evoluzione del mercato.

In questa presentazione viene messo in luce come l’uso incrociato dei feed RSS e dei social media possa rappresentare un mix perfetto. Monitorare le conversazioni attorno a un argomento specifico ed essere “social” sono attività facilmente attuabili che con il minimo sforzo possono aiutare le aziende ad aprire i propri orizzonti e farsi conoscere da clienti e partner.

Paul Bradshaw, giornalista e blogger per Online Journalism Blog, pone l’accento sui nuovi tipi d’informazione e di giornalismo che non sono più legati solo alla carta stampata e ai siti web ma si estendono su diversi media e sfaccettature degli stessi da non sottovalutare per avere una visione più completa di ciò che ci sta accadendo intorno, in tempo reale.

Dopo aver visto nel precedente post quali accorgimenti possono essere seguiti da ogni dipendente e responsabile d’area, vediamo adesso con quali strumenti messi a disposizione dall’azienda stessa è possibile combattere il sovrannumero di mail quotidiane. In questo post partiremo da un modello già analizzato più volte in questo blog: il wiki.

Mettere a disposizione un wiki aziendale e spronare i proprio dipendenti e collaboratori ad usarlo, non solo genera un senso maggiore di appartenenza e attaccamento a un progetto in ogni persona coinvolta direttamente e indirettamente, ma facilita anche la comunicazione e ne stimola le reazioni in fase embrionale prima che il prodotto sia completato e quindi in un certo senso irreversibile.
Vediamolo nel dettaglio.

Come abbiamo già detto, il coinvolgimento delle persone aumenta in quanto ognuno tramite il proprio account può essere informarsi ed informare chi lo circonda accedendo direttamente alle pagine di uno o più progetti. La visione d’insieme viene finalmente offerta anche agli ultimi anelli della catena pur tenendoli impegnati nelle loro micro/macro attività, e non solo a chi segue il progetto dall’alto con la funzione di coordinatore. I ruoli, pur restando gli stessi, in un certo senso si livellano e tutti possono partecipare fisicamente o emotivamente alle attività altrui creando un grande progetto comune.

A questo punto entriamo nel merito della posta elettronica. Mentre con la vecchia impostazione sarebbe stato necessario creare un thread di mail fra gruppi di persone – escludendone quindi delle altre e rinunciando al senso di condivisione – ora le considerazioni possono essere fatte direttamente all’interno del wiki. Non è escluso per altro, che queste arrivino anche da reparti che non sono chiamati in causa in prima persona ma che possono comunque apportare il loro valore aggiunto con la loro expertise o mettendosi nei panni dei consumatori.

In questo modo un progetto prenderà forma uscendo anche dagli schemi iniziali che ci eravamo prefissati per diventare qualcosa di migliore alla quale non avevamo pensato in questi termini. Ciò sarà possibile e reale solo nel momento in cui le aziende decideranno di non mettere dei muri attorno a loro, ma crederanno nel modello di condivisione e raggiungimento di un obiettivo comune, così come ha fatto TamTamy con il suo wiki e gli altri strumenti presenti all’interno del proprio servizio.

Preferire l’utilizzo del wiki alla corrispondenza elettronica, inoltre, semplificherà la gestione dei progetti da parte di tutti i settori. Il problema della mail mai ricevuta, dell’allegato troppo pesante, di quello andato perso nel disordine delle altre centinaia – se non migliaia – di mail ricevute, non esisterà più, o perlomeno verrà arginato in gran parte.

La mail resta uno strumento utile e indispensabile ma non sempre insostituibile.

Se provate a chiedere a un campione di persone quali fattori siano determinanti perché un lavoro sia piacevole, le risposte saranno di vario genere. Sicuramente qualcuno risponderà la retribuzione, qualcun altro a seconda delle proprie attitudini potrà richiedere un lavoro creativo e poco ripetitivo, ma probabilmente tutti saranno d’accordo sul fatto che un ambiente sano e piacevole è sicuramente qualcosa che aiuta a tenere alto l’umore e indirettamente a produrre di più.

Ambiente sano a 360 gradi, sotto ogni aspetto.

Costruire un ufficio luminoso, con delle piante che ci ricordano che non siamo in una fabbrica ma in un ambiente di crescita, le pareti colorate che stimolano la nostra creatività, le scrivanie spaziose e alcuni piccoli confort come un’area break ben attrezzata dove rilassarsi qualche minuto, sono investimenti che sicuramente verranno ripagati quotidianamente dalla soddisfazione data da tutti i dipendenti, a ogni livello.
Chiunque, entrando, avrà una sensazione piacevole che sempre dovrebbe accompagnare luoghi dove è richiesta un’alta concentrazione per diverse ore della giornata di ognuno. Dal cliente al dipendente, tutti respireranno un’aria più sana dove il sorriso è ben accetto.

E’ logico che a seconda delle possibilità economiche e della dimensione dell’azienda questi accorgimenti potranno essere fatti in piccola-media o grande scala, ma è necessario che ogni leader d’impresa si impegni e non sottovaluti questo aspetto cruciale.
Google, ad esempio, ha fatto parlare di sé (anche) in questo senso, finendo in cima alla classifica di Fortune di un anno fa che posizionava il colosso americano al primo posto fra 100 aziende, come “Best Company To Work For”.

A rendere l’ambiente lavorativo di Google così speciale, avevano sicuramente influito gli stipendi, ma ciò che allora era stato apprezzato maggiormente era la possibilità di poter provare nuove esperienze e di poterlo fare in un contesto stimolante, come potete vedere nel video realizzato a seguito della ricerca di Fortune o in quello qui sopra.

Senza arrivare necessariamente agli eccessi di Google che in un momento d’oro aveva reclutato anche cuochi specializzati e cibo gratis per i propri dipendenti, nel momento in cui avviate una nuova attività - tempi difficili permettendo - non dimenticate di focalizzare parte della vostra attenzione proprio su questo aspetto. Un ambiente sano è importante per tutti.

A volte nelle aziende viene adottata la politica “repressiva” mirata a scoraggiare i propri dipendenti all’uso di chat o altri strumenti che farebbero perdere loro del tempo. Questo, anziché aumentare la produttività, può avere l’effetto inverso. Vediamo perché.

Innanzitutto bisogna fare una distinzione fra quali strumenti nascono e esistono solo per socializzare, intrattenersi e divertirsi e quali di essi possono avere implicazioni anche lavorative. Vediamo ad esempio il caso di Skype: l’uso che se ne fa può avere diverse sfaccettature. Può sicuramente essere impiegato per “perdere tempo” con amici, fidanzate o persone esterne che non hanno nulla a che fare con le attività lavorative, ma questo resta sicuramente un valido strumento di comunicazione fra partner, colleghi e clienti altrimenti lontani che sarebbero costretti a un interminabile scambio di mail o infinite telefonate.
Cosa impatta di più sul bilancio di un’azienda? La perdita di tempo di un numero ristretto di dipendenti che trascorre qualche mezz’ora a chattare con amici o la reale difficoltà per tutto il personale di mettersi in comunicazione con altre parti fondamentali per lo svolgimento del proprio lavoro?

Skype rende le comunicazioni snelle, qualunque esse siano. E anche nel caso in cui un dipendente decida di fare un saluto a un amico nell’orario di lavoro, il tempo che impiegherà sarà sempre minore a quello che trascorrerebbe se alzasse il telefono per chiamarlo.

Oltre a ciò, uno degli aspetti ancora più importanti da analizzare, è il clima che ne consegue. Usare metodi troppo repressivi, come per l’appunto inibire Skype, chiudere gli accessi a social network o reti esterne, mettere i propri dipendenti sotto una campana di vetro controllata 24 ore su 24 ha il solo effetto di farli vivere in un clima di terrore. Specialmente se l’azienda spera di ricevere dalle proprie risorse idee creative e costruttive, questo è il primo modo per azzerarle completamente.

Nei prossimi post approfondiremo l’importanza di avere un ambiente sano per chi lavora, ma vorrei sottolineare già da ora che imporre un proprio codice troppo severo e mirato unicamente alla produttività spesso ha effetti controproducenti a partire dai livelli più bassi e quindi dalla mano d’opera, essenziale per ogni tipo di sviluppo.

Così come abbiamo visto applicato in altri esempi, anche in questo caso il dialogo resta la chiave vincente per alzare l’umore dei propri dipendenti, renderli felici di lavorare e metterli in condizione di produrre al massimo ma anche di smorzare lo stress con strumenti di ogni tipo: da un centro ricreativo interno all’azienda, a sale break ben attrezzate, a palestre, e perché no, anche a un po’ di svago online senza il terrore di essere “beccati”.

Un lavoratore felice sarà anche un lavoratore che non avrà bisogno di cercare sotterfugi mentre finge di svolgere i propri compiti, ma che al contrario si offrirà di fare qualche straordinario se necessario perché sicuro di ricevere un riconoscimento in cambio.